Elektroniczne akta osobowe obniżą koszty firm

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek archiwizowania i przechowywania akt pracowniczych przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Duża rotacja zatrudnienia, przekłada się na konieczność przechowywania coraz większej liczby teczek pracowniczych. Największym utrudnieniem jest zorganizowanie odpowiednich warunków lokalowych oraz ponoszenie kosztów związanych z bieżącą obsługą zakładowego archiwum, m.in. zakup artykułów biurowych, papieru, itd. (zgodnie z wynikami analiz, roczny  koszt zakupu artykułów biurowych, związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowo – finansowej w 16 dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających łącznie 145 439 pracowników wynosi 1 527 109,50 zł). Nie bez znaczenia pozostaje dostęp do przechowywanych skatalogowanych dokumentów – pracodawcy, którzy przechowują kilkadziesiąt czy nawet kilkaset tysięcy teczek, zazwyczaj organizują archiwa poza swoją siedzibą. Stąd odszukanie potrzebnej teczki może nastręczać trudności logistyczne i czasowe. Poważny problem stanowi również trwałość zapisów na dokumentach, szczególnie wytworzonych np. 20 lat temu – spotykamy się z wyblakłym drukiem, który z punku widzenia wartości dowodowej, będzie miał coraz mniejsze znaczenie.

„Kluczem do sukcesu jest wprowadzenie elektronicznych akt osobowych (w postaci indywidualnych kont elektronicznych) jako alternatywy do tradycyjnej formy dla tych pracodawców, którzy będą chcieli (ale nie musieli) z takiego systemu skorzystać. Taka koncepcja jest związana z osobistym podpisem elektronicznym, którym będzie mogła  posługiwać się każda osoba fizyczna za pomocą mikroprocesora umieszczonego w dowodzie osobistym. Innym wariantem rozwiązania tego problemu jest przetworzenie dokumentu tradycyjnego na postać elektroniczną i opatrzenie  go odpowiednim podpisem elektronicznym, tak aby nadać mu status dokumentu elektronicznego” – mówi Monika Zakrzewska, ekspert PKPP Lewiatan.

Zanim to jednak nastąpi warto usprawnić przechowywanie dokumentacji już istniejącej np. przy wykorzystaniu nośników elektronicznych, poprzez przeniesienie dokumentu z nośnika papierowego na elektroniczny a następnie uwierzytelnionego za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego, np. w postaci pieczęci elektronicznej. Oczywiście niezbędne jest wprowadzenie zasad odpowiedzialności za treść dokumentu przetworzonego z postaci papierowej na elektroniczną, określenie okresu, przez który dokumentacja powinna być przechowywana w formie papierowej po dokonaniu digitalizacji oraz losów dokumentacji papierowej po upływie tego okresu.

„Innym, a raczej równoległym rozwiązaniem jest skrócenie okresu przechowywania dokumentów po zakończeniu stosunku pracy. Nie wszystkie akta zebrane w trakcie rekrutacji a potem w okresie zatrudnienia mają wartość po ustaniu stosunku pracy. Stąd warto zastanowić się nad podziałem akt osobowych na grupy i zróżnicować okres przechowywania” – dodaje Monika Zakrzewska.