Wirtualne Media

Przygotowanie, wydruk, podpisanie i przesłanie tysięcy dokumentów PIT do urzędu skarbowego to proces, który wiąże się z wysokimi kosztami dla każdej organizacji. W jaki sposób przedsiębiorcy mogą zredukować koszty rozliczeń podatkowych? Rozwiązaniem corocznego problemu firm jest automatyczne generowanie oraz elektroniczna wysyłka deklaracji podatkowych. Informatyzacja całego procesu może zmniejszyć jego koszty nawet o 50 procent – a to tylko jedna z wielu korzyści płynących z wykorzystania narzędzi do rozliczania eDeklaracji.

Przełom roku oznacza dla działów HR konieczność rozliczenia deklaracji PIT, co wymaga przygotowania dla każdego pracownika oraz współpracownika firmy odpowiedniego dokumentu podatkowego w trzech egzemplarzach. Jeden z nich trzeba doręczyć zatrudnionemu, drugi wysłać do odpowiedniego urzędu skarbowego, a trzeci dołączyć do teczki osobowej danego pracownika. Proces ten pochłania nie tylko czas pracowników działu kadr, ale jest również źródłem znacznych kosztów. Z tego względu coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wdrożenie dedykowanego narzędzia informatycznego, które pozwala zelektronizować proces przygotowania i wysyłki deklaracji podatkowych, a tym samym przeprowadzić go sprawniej i taniej.

Korzystanie z elektronicznego PITa to nie tylko realne oszczędności dla firm, ale także odciążenie pracowników działu kadr, możliwość automatycznego archiwizowania wygenerowanych deklaracji podatkowych czy wreszcie zniwelowanie ryzyka związanego z niedostarczeniem na czas lub dostarczeniem błędnie wypełnionych dokumentów. Znaczenie tych korzyści trudno przecenić. – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A, firmy, która opracowała rozwiązanie eDeklaracje dla systemu SAP HCM. Warto również podkreślić, że inwestycja w moduł do eDeklaracji w firmie zatrudniającej powyżej tysiąca osób może zwrócić się już po pierwszym roku jego użytkowania. Koszt zakupu i wdrożenia wynosi wówczas kilka złotych na jednego pracownika, czyli jest porównywalny z wydatkami na przygotowanie i wysłanie dla każdego z nich deklaracji w wersji papierowej. Fakty te są potwierdzone wykorzystywaniem naszego rozwiązania przez kilkadziesiąt firm w Polce, które corocznie wysyłają elektronicznie ponad 100 tysięcy deklaracji podatkowych swoich pracowników. – dodaje.

Przy pomocy dedykowanego oprogramowania dokumenty są automatycznie przetwarzane w systemie do zarządzania kadrami, a następnie podpisywane podpisem elektronicznym i wysyłane do internetowej bramki Ministerstwa Finansów. Pozwala to sprawnie i w krótkim czasie generować masowe ilości deklaracji podatkowych PIT, co jest dużym ułatwieniem szczególnie dla dużych organizacji. Dzięki elektronizacji całego procesu, zamiast żmudnego drukowania deklaracji, sprawdzania ich poprawności, sortowania, adresowania kopert i wysyłki dokumentów do poszczególnych urzędów skarbowych, wszystkie PIT-y przesyłane są online w jedno miejsce i tylko jeden organ potwierdza ich poprawne dostarczenie. Ogranicza to praktycznie do zera ryzyko niedostarczenia lub spóźnienia złożenia dokumentów.

Dedykowane narzędzia IT dają także możliwość stworzenia elektronicznego archiwum wygenerowanych deklaracji PIT, co eliminuje konieczność wydruku, ręcznego podpisywania i umieszczenia dokumentu w teczce osobowej każdego pracownika. Moduł archiwum pozwala również na wgląd do wszystkich wygenerowanych deklaracji podatkowych, w przypadku potrzeby wydrukowanie ich w dowolnym momencie oraz przechowanie elektronicznego Urzędowego Poświadczenia Odbioru.