Bezpłatne próbki dla klientów bez VAT

Przekazywanie bezpłatnych próbek towarów to jedna z form promocji nowych produktów. Może być  skuteczniejsza niż tradycyjna reklama i nierzadko stanowi jeden z głównych elementów strategii marketingowej.

Próbki bez VAT
Przekazanie przez przedsiębiorcę towarów należących do jego przedsiębiorstwa, również nieodpłatnie, może być formą dostawy towarów podlegającą opodatkowaniu VAT. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi wystawić fakturę wewnętrzną i w związku z tym naliczyć VAT. Nie ma to jednak zastosowania do drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych oraz prezentów o małej wartości. Nie dotyczy to również próbek. Oznacza to, że próbki przedsiębiorca może przekazywać nieodpłatnie i nie naliczać VAT-u.
 
Przykład:
Firma przeznaczyła na próbki dla klientów towary o łącznej wartości 2 tys. zł. Na etapie ich nabycia  przysługiwało jej prawo do odliczenia 23-proc. VAT, z którego skorzystała, zmniejszając swoje zobowiązanie wobec fiskusa o 374 zł. Gdyby przekazywane towary nie spełniały ustawowej definicji próbki, musiałby wystawić fakturę wewnętrzną i naliczyć w związku z tym 23% VAT-u od ceny nabycia (pomniejszonej wcześniej o VAT). Naliczony na fakturze wewnętrznej VAT mógłby co prawda zaliczyć do kosztów podatkowych, ale ostatecznie takie przekazanie od strony podatkowej kosztowałoby go dodatkowo ok. 303 zł (1626 x 0,23=374; 374 x 0,19=71; 374-71-303 zł), przy założeniu, że przedsiębiorca rozlicza się z fiskusem za pomocą 19-proc. stawki liniowej.

Korzystne zmiany od 2013 r.
Ministerstwo Finansów pracuje obecnie nad wprowadzeniem zmian do ustawy o podatku od towarów i usług, które obejmują między innymi zmianę w zakresie definiowania próbki. Próbką byłby egzemplarz okazowy towaru, a nie - jak obecnie - jego niewielka ilość, mający na celu wyłącznie promocję jego sprzedaży, który pozwala na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci.

Aktualna definicja próbki
Polski ustawodawca przyjął, że próbką jest niewielka ilość towaru, która reprezentuje jego określony rodzaj lub kategorię i zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne, chemiczne lub biologiczne. Co ważne, liczba wręczanych próbek nie może wskazywać na działanie mające charakter handlowy. Próbka powinna bowiem stanowić  towar o charakterze pokazowym, mający na celu zaznajomienie się z jego właściwościami i zachęcenie potencjalnego nabywcy do zakupu.

Takie wręczenie z zasady nie mogłoby także służyć zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego. Konieczne może być jeszcze oznaczenie, że jest to próbka. Zmianę tę projektodawcy uzasadniają dostosowaniem do dyrektywy unijnej, wskazując na wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-581/08.
 
Unijna wykładnia
W wyroku z 20 września 2010 r. w sprawie EMI Group Ltd przeciwko The Commissioners for Her Majesty s Revenue and Customs (C-581/08) wskazał, że próbki towarów powinny przejawiać wszelkie istotne cechy charakterystyczne dla przedstawianego produktu
w jego końcowej postaci, bowiem dopiero to daje podstawę do oceny produktu. W niektórych przypadkach jedyną formą egzemplarza okazowego, pozwalającą na zapoznanie się z cechami charakterystycznymi danego towaru, może być jego postać finalna, nadającą się do sprzedaży. Trybunał uznał także, że możliwość uznania nieodpłatnie przekazanych towarów za próbki nie powinna podlegać  ograniczeniu ilościowemu. Zgodnie z zaprezentowaną przez niego wykładnią, nawet przekazanie dużej liczby pełnowartościowych egzemplarzy produktu może być traktowane jako przekazywanie próbek, pod warunkiem, że jest to uzasadnione konkretnymi okolicznościami marketingowymi. Osoba otrzymująca próbne egzemplarze produktów wcale nie musi być odbiorcą finalnym, dlatego też dopuszczalne jest przekazanie większej liczby takich egzemplarzy, na przykład pośrednikom. Egzemplarze próbne powinny jednak wyróżniać się od dóbr finalnych, przeznaczonych do sprzedaży – na przykład naklejką jasno wskazującą na ich niekomercyjny charakter.

 Dwukrotnie droższe prezenty
Opodatkowaniu VAT nie podlega także przekazanie prezentów o małej wartości, jeśli ma to związek z działalnością gospodarczą. Obecnie mogą skorzystać z tego tylko ci przedsiębiorcy, którzy przekazują - np. swoim kontrahentom – prezenty o wartości nie przekraczającej w roku 100 złotych. Wymaga to jednak prowadzenia ewidencji, która pozwoli na ustalenie tożsamości obdarowanych osób. Przedsiębiorca może także nie prowadzić tego typu ewidencji, lecz w takiej sytuacji musi pilnować, aby wartość każdego prezentu nie przekraczała 10 złotych.

Resort finansów planuje jednak zmianę tych limitów. Nowe rozwiązania w tym zakresie byłyby korzystniejsze dla przedsiębiorców – mogliby przekazywać prawie dwukrotnie droższe prezenty bez konieczności naliczania VAT-u. Limit łącznej wartości prezentów w jednym roku ma bowiem wzrosnąć ze 100 zł netto do 200 zł brutto, gdy prowadzona jest ewidencja pozwalająca na ustalenie tożsamości obdarowanych, oraz z 10 zł netto do 20 zł brutto jednostkowej ceny prezentu przekazywanego bez ewidencji.

Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care